Как обезопасить офис

В стенах любого офиса ежедневно происходит множество важных операций, производимых на благо компании. Для того чтобы не ставить под удар процветание фирмы необходимо позаботиться о сохранности документов, денег, работников и защитить офис от хищений и вражеских проникновений.

Как обезопасить офис

Охрана офиса является обязательным сегментом затрат компании. Обезопасить рабочее место от взломов и ограблений можно благодаря соблюдению ряда действий, которые способны сберечь деловую документацию и ценные бумаги, а также контролировать действия сотрудников.

Услуги охранных фирм

Наибольшую безопасность в офисе можно поддержать с помощью услуг охранных фирм. Компания устанавливает на территории офиса охранную систему, под наблюдением которой помещение находится круглосуточно семь дней в неделю.

Профессиональная охрана офисов подразумевает установку датчиков движения и слежения на дверях, окнах и стенах помещения. Если система улавливает подозрительную активность или звуки в офисе, на пульт охранной системы поступает тревожный сигнал, который автоматически передается в органы полиции.

При входе в офис устанавливает контрольная панель. По ней можно определить из какого именно помещения идет тревожный сигнал. На панели водится определенная комбинация цифр в начале и конце рабочего дня. В первом случае для того, чтобы снять систему с сигнализации, во втором – чтобы активировать ее. Панель должна находиться в недоступном месте для посетителей и непосвященных работников.

По желанию владельца можно подключить тревожную сирену. К сигнализации следует привязать номер мобильного телефона, на который будет приходить сообщение о возможном взломе, параллельно с поступлением сигнала в полицию.

Установкой тревожной системы должны заниматься профессиональные специалисты охранной фирмы. К выбору компании, предоставляющей подобную услугу, следует подходить максимально серьезно, дабы не нарваться на недобросовестную работу.

Охранная компания обязана иметь при себе лицензию и обладать безукоризненной репутацией. Работники должны самостоятельно подключать вызов полиции и пожарной службы к пульту охраны. Фирма обязана выдавать гарантийный документ на оказание услуги.

Дополнительные способы защиты

Одним из способов контроля и защиты от недобросовестных работников является видеонаблюдение. Камеры должны писать изображение круглосуточно. Желательно переход на черно-белое изображение в темное время суток для лучшей контрастности картинки.

Не стоит устанавливать камеры в труднодоступных местах или скрывать их от сотрудников. Все действия работников будут фиксироваться, что послужит более добросовестному выполнению работы и позволит выявить подозрительных лиц.

Камеры устанавливаются в помещениях, в которых находятся объекты наибольшей ценности. Круглосуточное видеонаблюдение должно быть установлено за сейфами, на складах и помещениях с ценной документацией.

Дополнительную безопасность офиса поможет обеспечить контроль на входе. Для этого необходимо нанять охранника или вахтера, а персонал наделить системой пропусков.

При входе в офис можно установить электронные турникеты, к датчику которых должен прикладывать магнитный пропуск. В данном случае задача охранника будет сводиться к наблюдению за прибывающим персоналом и выдаче ключей от кабинетов.

Если турникеты отсутствуют, вахтер должен фиксировать прибывших вручную или заносить их в базу данных компьютера. Таким способом можно контролировать не только то, чтобы в офис заходили только свои работники, но и отслеживать опоздавших и тех, кто задерживает после окончания рабочего дня.

Охранник обязательно должен фиксировать не только работников, но и тех, кто пришел вместе с тем или иным работником. В журнал необходимо вносить его полное ФИО и брать в залог паспорт или любой другой ценный документ, удостоверяющий личность.

Хищение денег или ценных бумаг из офиса может осуществляться не только сторонними лицами, но и внутренними работниками компании. Помимо внедрения охранной системы, видеонаблюдения и услуг вахтера необходимо соблюдать ряд контрольных мер:

  • Нельзя впускать в офис незнакомцев. Ограбление – это не всегда налет преступников на здание. Мошенники могут проникнуть в здание под видом клиентов или работников;
  • Охрана сейфа. Деньги и важные документы необходимо надежно прятать. Для этого подойдет сейф, который нужно оснастить кодовым замком. Код или ключи от сейфа должны быть не более чем у 2-3 трех ответственных сотрудников;
  • Не хранить всю документацию в офисе. Во избежание пропажи всех документов одновременном можно забирать часть важных бумаг на дом начальством отдела;
  • Сопровождение незнакомцев. Всех гостей и клиентов офиса должен сопровождать работник или сотрудник ответственный за безопасность;
  • Разделение переговорной комнаты и офиса. Для избегания проникновения посторонних лиц в основную рабочую часть, можно оснастить комнату для переговоров и собеседований отдельным входом, если подобное допускает планировка здания;
  • Касса. Должна находиться в самом труднодоступном месте офиса, скрытая от глаз посторонних лиц и рядовых сотрудников. Доступ к ней может иметь только начальство и бухгалтерия;
  • Проверка новых сотрудников. Прежде чем брать на работу нового человека необходимо обзвонить его предыдущие места работы или стажировки;
  • Слежение за постоянным персоналом. Необходимо вести постоянное наблюдение за всеми работниками офиса. Проведение тренингов и бесед позволит распознать слабое звено. Нельзя обходить стороной даже обслуживающий персонал;

Процветание бизнеса напрямую зависит от безопасности офиса. Все многолетние труды и разработки могут пропасть вместе с деньгами по вине недобросовестной работы охранной компании или ввиду полного отсутствия охраны. На безопасности офиса нельзя экономить, и следует озадачиться этим вопросом перед началом работы фирмы.